KI-Telefonagent für Autohäuser: Werkstatt und Verkauf immer erreichbar

Im Autohaus kommen viele Anrufe zur gleichen Zeit: morgens, wenn Kunden ihr Auto in die Werkstatt bringen wollen, und mittags, wenn sie nach dem Stand der Reparatur fragen. Die Serviceannahme steht dann mit Kunden am Tresen, die Verkäufer sind in Beratungsgesprächen. Wer niemanden erreicht, bucht den Reifenwechsel woanders oder fragt beim nächsten Händler nach dem Fahrzeug.

Ein KI-Telefonagent nimmt diese Anrufe an, auch mehrere parallel. Er bucht Werkstatttermine direkt im Kalender, beantwortet Fragen zu Fahrzeugen im Bestand und vereinbart Probefahrten. Außerdem ruft er Kunden selbst an, um Termine zu bestätigen oder an Fälligkeiten zu erinnern. Ihre bestehende Rufnummer bleibt dabei erhalten.

Typische Anrufe im Autohaus, die der KI-Telefonagent übernimmt

Werkstatttermine

Inspektion, Ölwechsel, Bremsen, Klimaservice oder Hauptuntersuchung: Der Agent fragt Modell, Kennzeichen und gewünschte Leistung ab, prüft freie Zeiten und bucht den Termin. Auf Wunsch klärt er auch, ob ein Ersatzfahrzeug oder ein Hol- und Bringservice gebraucht wird.

Reifenwechsel in der Saison

Wenn das Wetter umschlägt, wollen viele Kunden gleichzeitig einen Termin für den Reifenwechsel. Der KI-Telefonagent fängt diese Spitze ab, vergibt die Termine nach Ihren Vorgaben und klärt, ob die Räder bei Ihnen eingelagert sind.

Fragen zum Stand der Reparatur

„Ist mein Auto schon fertig?“ Ist Ihr Werkstattsystem angebunden, nennt der Agent den hinterlegten Status. Ohne Anbindung nimmt er die Anfrage auf und sorgt dafür, dass der zuständige Serviceberater zurückruft.

Anfragen im Verkauf

Interessenten fragen nach einem Fahrzeug aus Ihrem Bestand, nach der Ausstattung oder nach einer Probefahrt. Der Agent beantwortet Fragen auf Basis der hinterlegten Fahrzeugdaten, vereinbart Probefahrten im Kalender des Verkaufsteams und erfasst, ob ein Fahrzeug in Zahlung gegeben werden soll. Preisgespräche und Finanzierungsangebote bleiben bei Ihren Verkäufern.

Pannen und dringende Fälle

Meldet ein Kunde eine Panne, erkennt der Agent anhand Ihrer Vorgaben die Dringlichkeit, nennt die hinterlegte Pannenhilfe und benachrichtigt sofort die zuständige Person.

Beispieldialog: Inspektionstermin mit Ersatzwagen

Vereinfachtes Beispiel für die Serviceannahme eines Autohauses:

Ergebnis für die Serviceannahme: Termin, Ersatzwagen, Modell, Kennzeichen und der Hinweis auf die Bremsen stehen gesammelt im System. Der Serviceberater kann den Auftrag vorbereiten, bevor der Kunde auf den Hof fährt.

Outbound: Der KI-Telefonagent ruft Ihre Kunden an

Ein großer Teil der Telefonate im Autohaus geht nach draußen: Termine bestätigen, an Fälligkeiten erinnern, nach einer Probefahrt nachfassen. Diese Anrufe übernimmt der Agent:

• Terminbestätigung: Am Vortag bestätigt er Werkstatttermine und Probefahrten. Wer nicht kann, bekommt direkt einen neuen Termin.
• Erinnerung an Inspektion und Hauptuntersuchung: Kunden, die dem zugestimmt haben, ruft er rechtzeitig vor der Fälligkeit an und bucht gleich den passenden Termin.
• Fahrzeug abholbereit: Ist die Reparatur erledigt, informiert er den Kunden und vereinbart eine Abholzeit.
• Nachfassen nach der Probefahrt: Einige Tage später fragt er nach dem Eindruck, nimmt offene Fragen auf und gibt sie an den Verkäufer weiter.
• Kundenfeedback: Nach dem Werkstattbesuch holt er kurz Feedback ein, damit Sie zufriedene Kunden gezielt um eine Bewertung bitten können.

Werbeanrufe bei Privatkunden sind nach § 7 UWG nur mit vorheriger ausdrücklicher Einwilligung erlaubt. Terminbestätigungen und Rückmeldungen zu einem bestehenden Auftrag sind dagegen typische Einsatzfälle. Welche Anrufe in Ihrem Autohaus sinnvoll und zulässig sind, klären wir vor dem Start. Alle Einsatzfälle finden Sie unter Inbound und Outbound im Überblick.

So führen Sie den KI-Telefonagenten in Ihrem Autohaus ein

1. Kostenloses Erstgespräch: Wir besprechen, welche Anrufe in Werkstatt und Verkauf am meisten Zeit kosten und womit der Agent starten soll.
2. Gesprächsabläufe festlegen: Gemeinsam definieren wir Leistungen, Zeitfenster, Regeln für Ersatzwagen und was als dringend gilt.
3. Anbindung: Ihre Rufnummer bleibt, der Agent wird per Rufumleitung oder SIP eingebunden. Dazu kommen Kalender und, soweit möglich, Werkstattplaner oder Dealer-Management-System.
4. Testgespräche: Sie hören sich Testanrufe an und geben frei, bevor echte Kunden anrufen.
5. Live-Betrieb: Nach dem Start werten wir die Gespräche aus und verbessern den Agenten laufend.

Sie müssen dafür nichts programmieren. Viele Autohäuser starten mit den Werkstattterminen und nehmen Verkauf und Erinnerungsanrufe danach dazu.

Datenschutz im Autohaus

Kunden nennen am Telefon Namen, Telefonnummern, Kennzeichen und Details zu ihrem Fahrzeug. Der KI-Telefonagent läuft deshalb mit Hosting in Deutschland, und Sie erhalten von uns eine Verschwiegenheitsverpflichtung. Der Agent stellt sich zu Beginn jedes Gesprächs als KI vor, fragt nur die Daten ab, die für den Auftrag nötig sind, und Gespräche werden nur mit Einwilligung aufgezeichnet.

Was kostet ein KI-Telefonagent für Autohäuser?

Die Kosten richten sich nach Ihrem Bedarf. Einen Überblick über alle Kostenfaktoren eines KI-Telefonagenten finden Sie auf unserer Startseite. Im Autohaus spielen diese Punkte die größte Rolle:

• Anrufaufkommen in Werkstatt und Verkauf, einschließlich der Spitzen beim Reifenwechsel
• Umfang der ausgehenden Anrufe, etwa Terminbestätigung, Erinnerungen und Nachfassen
• Anbindung an Kalender, Telefonie und Dealer-Management-System
• Anzahl der Standorte und Marken

Im Vergleich zu einer zusätzlichen Kraft in der Serviceannahme ist ein KI-Telefonagent bis zu 15x günstiger als ein Mensch. Was das für Ihr Autohaus konkret bedeutet, rechnen wir im kostenlosen Erstgespräch mit Ihren eigenen Zahlen durch.