KI-Telefonagent für Immobilienmakler: jede Anfrage annehmen und jeden Kontakt nachfassen

Ein neues Objekt ist online, und kurz darauf klingelt das Telefon ununterbrochen. Gleichzeitig stehen Sie in einer Besichtigung, beim Notar oder in einem Bewertungstermin bei einem Eigentümer. Wer als Interessent niemanden erreicht, ruft beim nächsten Inserat an. Wer als Eigentümer niemanden erreicht, beauftragt einen anderen Makler. Ein KI-Telefonagent nimmt diese Anrufe an, beantwortet Fragen zum Objekt, prüft, ob ein Interessent passt, und bucht Besichtigungen direkt in Ihren Kalender.

Dazu kommt die zweite Hälfte der Arbeit: das Nachfassen. Nach einer Besichtigung, nach einer Bewertungsanfrage oder bei älteren Kontakten aus Ihrer Datenbank ruft der KI-Telefonagent selbst an, fragt nach dem Stand und gibt Ihnen die Ergebnisse gesammelt weiter. Ihre bestehende Rufnummer bleibt dabei erhalten.

Typische Anrufe im Maklerbüro, die der KI-Telefonagent übernimmt

Anfragen zu Objekten

Ein Interessent hat Ihr Inserat gesehen und möchte wissen, ob die Wohnung noch verfügbar ist, ob ein Stellplatz dazugehört oder wann sie bezugsfrei ist. Der KI-Telefonagent beantwortet solche Fragen auf Basis der Objektdaten, die Sie hinterlegen. Weil er mehrere Gespräche parallel führt, ist auch der Ansturm direkt nach einer Veröffentlichung kein Problem.

Interessenten vorqualifizieren

Bevor ein Besichtigungstermin vergeben wird, fragt der Agent die Punkte ab, die Sie festlegen: gewünschter Einzugstermin, Haushaltsgröße, bei Kaufobjekten der Stand der Finanzierung. So besichtigen Sie mit Interessenten, zu denen das Objekt wirklich passt, und die Angaben liegen Ihnen schon vor dem Termin vor.

Besichtigungstermine

Der Agent schlägt freie Zeitfenster vor und bucht den Termin direkt im Kalender. Bei Sammelbesichtigungen verteilt er Interessenten auf feste Zeitfenster. Sagt jemand ab, wird der Platz wieder frei, und der Agent kann Interessenten von der Warteliste anrufen.

Anrufe von Eigentümern

Ruft ein Eigentümer an, der über einen Verkauf oder eine Vermietung nachdenkt, ist das der wertvollste Anruf des Tages. Der Agent erfasst Objektart, Lage und Zeitrahmen, vereinbart einen Termin für die Bewertung und benachrichtigt Sie sofort, damit Sie sich zeitnah persönlich melden können.

Beispieldialog: So klingt eine Objektanfrage mit dem KI-Telefonagenten

Vereinfachtes Beispiel für ein Maklerbüro mit einer Mietwohnung im Angebot:

Ergebnis für das Maklerbüro: Termin im Kalender, Kontaktdaten, Einzugstermin, Haushaltsgröße und das Interesse am Stellplatz stehen gesammelt im System, bevor Sie die Wohnung aufschließen.

Outbound: Der KI-Telefonagent fasst für Sie nach

Im Maklergeschäft entscheidet oft nicht der erste Kontakt, sondern der zweite. Diese Anrufe übernimmt der KI-Telefonagent:

• Nachfassen nach der Besichtigung: Der Agent fragt, wie das Objekt gefallen hat, ob noch Fragen offen sind und ob Interesse an einem zweiten Termin besteht.
• Terminbestätigung: Am Vortag bestätigt er Besichtigungen und Bewertungstermine. Wer nicht kann, bekommt direkt einen neuen Termin, und der freie Platz geht an den nächsten Interessenten.
• Suchkunden informieren: Kommt ein neues Objekt herein, ruft er vorgemerkte Suchkunden an, die dem zugestimmt haben, und vereinbart Besichtigungen.
• Kontakte reaktivieren: Eigentümer, die vor einiger Zeit eine Bewertung angefragt haben, ruft er an, sofern eine Einwilligung vorliegt, und fragt, ob ein Verkauf aktuell ist.

Werbeanrufe bei Privatpersonen sind nach § 7 UWG nur mit vorheriger ausdrücklicher Einwilligung erlaubt. Rückmeldungen zu einer Besichtigung, die der Interessent selbst angefragt hat, und Terminbestätigungen sind dagegen typische Einsatzfälle. Welche Anrufe in Ihrem Büro sinnvoll und zulässig sind, klären wir vor dem Start. Alle Einsatzfälle finden Sie unter Inbound und Outbound im Überblick.

So führen Sie den KI-Telefonagenten in Ihrem Maklerbüro ein

1. Kostenloses Erstgespräch: Wir besprechen, welche Anrufe bei Ihnen am meisten Zeit kosten, ob in der Vermietung, im Verkauf oder in der Eigentümergewinnung.
2. Objektdaten und Fragen festlegen: Wir legen fest, welche Informationen aus Ihren Exposés der Agent nutzt, welche Fragen er Interessenten stellt und wann er Sie sofort benachrichtigt.
3. Anbindung: Ihre Rufnummer bleibt, der Agent wird per Rufumleitung oder SIP eingebunden. Wir verbinden ihn mit Ihrem Kalender und, soweit die Schnittstellen es erlauben, mit Ihrer Maklersoftware.
4. Testgespräche: Sie hören sich Testanrufe an und geben frei, bevor echte Interessenten anrufen.
5. Live-Betrieb: Nach dem Start werten wir die Gespräche aus und verbessern Abläufe und Formulierungen laufend.

Sie müssen dafür nichts programmieren. Viele Büros starten mit den Objektanfragen.

Datenschutz im Maklerbüro

Interessenten nennen am Telefon Namen, Kontaktdaten und teilweise Angaben zu Einkommen oder Finanzierung. Der KI-Telefonagent läuft deshalb mit Hosting in Deutschland, und Sie erhalten von uns eine Verschwiegenheitsverpflichtung. Der Agent stellt sich zu Beginn jedes Gesprächs als KI vor. Welche Angaben er erfragt, legen Sie fest. Gespräche werden nur mit Einwilligung aufgezeichnet.

Was kostet ein KI-Telefonagent für Immobilienmakler?

Die Kosten richten sich nach Ihrem Bedarf. Einen Überblick über alle Kostenfaktoren eines KI-Telefonagenten finden Sie auf unserer Startseite. Für Maklerbüros spielen diese Punkte die größte Rolle:

• Anzahl der Objekte und das Anrufaufkommen nach einer Veröffentlichung
• Umfang der ausgehenden Anrufe, etwa Nachfassen, Terminbestätigung und Reaktivierung
• Anbindung an Kalender, Telefonie und Maklersoftware
• Umfang der laufenden Betreuung und Optimierung

Im Vergleich zu einer zusätzlichen Assistenz im Büro ist ein KI-Telefonagent bis zu 15x günstiger als ein Mensch. Was das für Ihr Büro konkret bedeutet, rechnen wir im kostenlosen Erstgespräch mit Ihren eigenen Zahlen durch.